DATAPOLICY FÖR REKRYTERING

TimeXtender är ett programvaruföretag med huvudkontor i Danmark och USA, men med verksamhet över hela världen. Eftersom data är ett av våra viktigaste ämnen är vi noga med att skydda dina data.

Som en del av varje rekryteringsprocess samlar vi in och behandlar personuppgifter om arbetssökande. Vi har åtagit oss att vara transparenta när det gäller hur vi samlar in och använder dessa uppgifter för att uppfylla våra dataskyddsskyldigheter. Vi hänvisar dig till den här policyn eftersom du förmodligen ansöker om att bli en del av TimeXtender. Syftet med vår datapolicy är att göra dig medveten om hur och varför dina personuppgifter kommer att användas och hur länge de kommer att lagras. Den ger dig viktig information som måste tillhandahållas enligt Dataskyddsförordningen ("GDPR") och dataskyddslagen 2018.

PRINCIPER FÖR UPPGIFTSSKYDD

TimeXtender kommer att följa lagar och principer för dataskydd, vilket innebär att dina uppgifter kommer att:

• används lagligt, rättvist och på ett transparent sätt.
• endast samlas in för giltiga ändamål som vi tydligt har förklarat för dig och inte användas på något sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
• vara relevanta för de syften som vi har informerat dig om och begränsade till endast dessa syften.
• vara exakta och uppdaterade.
• endast förvaras så länge det behövs för det nämnda ändamålet
• förvaras säkert.

VILKEN INFORMATION SAMLAS IN AV TIMEXTENDER?

Vi samlar in, lagrar och använder en rad olika uppgifter om dig, relaterade till din ansökan.
Detta inkluderar:

• den information som du har lämnat i din meritförteckning och ditt personliga brev.
• den information som du har lämnat på vårt ansökningsformulär, inklusive ditt namn, din adress och dina kontaktuppgifter – e-postadress och telefonnummer.
• uppgifter om dina kvalifikationer, färdigheter, erfarenheter och anställningshistorik.
• Information om din nuvarande anställningsnivå.
• all information som du lämnar till oss under en intervju, inklusive intervjuanteckningar, protokoll från eventuella tester eller bedömningar samt referenser och bakgrundsinformation.
• information som ger dig resultatet av en urvalsprocess för intervju, inklusive korrespondens och eventuell återkoppling.

Vi kan också samla in, lagra och använda följande kategori av känsligare personuppgifter:

• Om du har en funktionsnedsättning som vi behöver göra rimliga anpassningar för under rekryteringsprocessen.

Vi kan också samla in personuppgifter om dig från tredje part, t.ex:

• rekryteringsföretag.
• referenser från tidigare arbetsgivare
• information från leverantörer av bakgrundskontroller i samband med anställning
• uppgifter från kriminalregisterkontroller

Vi kan söka information från tredje part och kommer att informera dig om vi gör det.

VARFÖR BEHANDLAR TIMEXTENDER PERSONUPPGIFTER?

Vi behöver behandla uppgifter för att avgöra om du uppfyller minimikraven för att komma i fråga för en tjänst och om din ansökan uppfyller kraven för att bli kallad till en intervju. Om vi beslutar att kalla dig till en intervju kommer vi att använda den information som du ger oss under intervjun för att besluta om vi ska erbjuda dig tjänsten. Vi tar fram referenser och genomför lämpliga kontroller. Vi behöver också behandla dina uppgifter för att ingå ett avtal med dig, om du är den framgångsrika kandidaten.

I vissa fall måste vi behandla uppgifter för att se till att företaget uppfyller sina rättsliga skyldigheter. Vi har ett legitimt intresse av att behandla personuppgifter under rekryteringsprocessen och för att föra register över processen.

Genom att behandla uppgifter från arbetssökande kan vi hantera rekryteringsprocessen, bedöma och bekräfta en kandidats lämplighet för anställning samt besluta om vem vi ska erbjuda ett jobb. Vi kan också behöva behandla uppgifter från arbetssökande för att svara på och försvara oss mot rättsliga anspråk.

När vi förlitar oss på legitima intressen som en anledning till behandling av uppgifter, har vi övervägt huruvida dessa intressen åsidosätts av sökandes rättigheter och friheter samt har dragit slutsatsen att de inte har det.

HUR BEHANDLAR TIMEXTENDER SÄRSKILDA KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER?

Vi behandlar hälsouppgifter om vi behöver göra rimliga anpassningar i rekryteringsprocessen för kandidater med funktionsnedsättning, till exempel om anpassningar behöver göras under ett test eller en intervju. Detta för att kunna fullgöra dess skyldigheter och utöva särskilda rättigheter i samband med anställning.

När vi behandlar andra särskilda kategorier av uppgifter, t.ex. information om etniskt ursprung, sexuell läggning, religion eller övertygelse, civilstånd, könsbyte och ålder, är detta för att säkerställa lika möjligheter.

Uppgifter som vi använder för jämlikhetsändamål anonymiseras för eventuella publiceringsändamål och samlas in med kandidaternas uttryckliga samtycke, vilket kan återkallas när som helst. De sökande är helt fria att besluta om de vill lämna sådana uppgifter eller inte, och om de väljer att inte göra det kommer det inte att ha några konsekvenser. Dessa uppgifter lagras på en säker plats online med begränsad åtkomst endast för specifika personer som är involverade i rekryteringsprocessen.

AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE

I rekryteringsprocesser används ibland automatiserat beslutsfattande, till exempel för att bekräfta att du uppfyller de lagstadgade minimikraven för ett jobb. Om automatiserat beslutsfattande hindrar dig från att fortsätta med din ansökan kan du begära en översyn av beslutet i enlighet med dina lagstadgade rättigheter enligt relevant dataskyddslagstiftning genom att kontakta oss före det publicerade sista ansökningsdatumet.

VEM HAR TILLGÅNG TILL DESSA DATA?

Med undantag för information om jämlikhet kommer din information att delas internt för rekryteringsändamål på grundval av "behov av att veta" – bland annat med medlemmar av personal- och rekryteringsteamet, intervjuare som är involverade i rekryteringsprocessen, chefer inom affärsområdet för den lediga tjänsten och IT-personal – i vårt legitima intresse av att besluta om du ska erbjudas anställning och för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter och ingå ett avtal med dig.

Vid särskilda tillfällen överför vi personuppgifter till vårt huvudkontor i USA. Särskilda tillfällen inkluderar till exempel:

• om vi behöver expertis från en kollega i USA angående din ansökan
• om du kommer att rapportera till en USA-baserad chef
• om jobbansökan omfattar en stationär arbetsperiod i USA.

Vi kommer endast att överföra personuppgifter från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet till USA i enlighet med tillämplig lag.

HUR SKYDDAR TIMEXTENDER DATA?

Dina uppgifters säkerhet är viktig för oss. Vi har interna riktlinjer och kontroller för att säkerställa att dina uppgifter inte går förlorade, förstörs av misstag, missbrukas eller utlämnas, och att våra anställda inte får tillgång till dem annat än när de utför sina uppgifter på ett korrekt sätt.

När vi anlitar tredje parter för att behandla personuppgifter för dess räkning – de gör det på grundval av skriftliga instruktioner och för särskilda ändamål – har de tystnadsplikt och är skyldiga att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa datasäkerheten.

Vi har infört rutiner för att hantera misstänkta brott mot datasäkerheten och kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om ett misstänkt brott när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

HUR LÄNGE LAGRAR TIMEXTENDER DATA?

Om ansökan inte godkänns:

Om din ansökan inte godkänns kommer dina personuppgifter att sparas i rekryteringshanteringssystemet i högst sex månader efter det att den relevanta rekryteringsprocessen avslutats. Om vi behöver eller vill behålla uppgifterna längre kommer vi att kontakta dig. I slutet av denna period eller tidigare, om du återkallar ditt samtycke och vi har förlitat oss på detta samtycke för laglig behandling av dina uppgifter, kommer dina uppgifter att raderas eller förstöras. Anteckningar kommer också att skannas och lagras i rekryteringssystemet och raderas tillsammans med ansökan. Dessutom kommer information som rör urvalsprocessen – och som lagras utanför rekryteringshanteringssystemet – att förstöras sex månader efter det att den relevanta rekryteringsprocessen har avslutats.

Om ansökan godkänns:

Om din ansökan om anställning godkänns kommer de personuppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen att överföras till din personaldatabas, göras tillgängliga för dig och lagras under din anställning. Samma process kommer att tillämpas på de panelanteckningar som har gjorts under processen.

DINA RÄTTIGHETER

Som registrerad person har du ett antal rättigheter. Du har rätt att:

• få information om vilka personuppgifter vi behandlar, hur och på vilka grunder,
• få tillgång till och få en kopia av dina uppgifter på begäran,
• kräva att vi ändrar felaktiga eller ofullständiga uppgifter,
• kräva att vi raderar eller slutar behandla dina uppgifter, till exempel om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in,
• kräva att vi raderar eller slutar behandla dina uppgifter om behandlingen är olaglig,
• invända mot behandlingen av dina uppgifter om vi åberopar våra legitima intressen som rättslig grund för behandlingen,
• be oss att begränsa användningen av uppgifter under en period om uppgifterna är felaktiga eller det finns en tvist om huruvida dina intressen åsidosätter våra legitima skäl för behandling av uppgifter eller inte,
• invända mot om vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring,
• överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (med undantag för pappersdokument),
• inte bli föremål för automatisk profilering (med vissa undantag),
• bli underrättad om en säkerhetsöverträdelse som rör dina personuppgifter, om det är sannolikt att detta leder till en hög risk för dina rättigheter och friheter,
• att inte ge ditt samtycke eller att återkalla ditt samtycke senare, om vi begär ditt samtycke som en laglig grund för att behandla dina personuppgifter för ett visst ändamål,

Om du vill utöva någon av dessa rättigheter eller göra en begäran om tillgång till information kan du skicka ett e-postmeddelande till privacy@timextender.com.

Om du anser att TimeXtender inte har respekterat dina dataskyddsrättigheter kan du skicka ett klagomål till dataskyddsmyndigheten. Dataskyddsmyndigheterna ger expertråd i dataskyddsfrågor och hanterar klagomål om överträdelser av Dataskyddsförordningen. Fullständiga kontaktuppgifter finns nedan.

VAD HÄNDER OM DU INTE GER PERSONUPPGIFTER?

Du har ingen lagstadgad eller avtalsenlig skyldighet att lämna uppgifter till oss under rekryteringsprocessen. Om du inte lämnar informationen kan det dock hända att vi inte kan behandla din ansökan korrekt – eller överhuvudtaget – eller att vi inte kan göra rimliga anpassningar av ansökningsprocessen.

När du ansöker ger du också ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för rekryteringsarbetet. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling för detta ändamål. Om du vill återkalla ditt samtycke kan du kontakta privacy@timextender.com

När vi har fått meddelande om att du har återkallat ditt samtycke kommer vi inte längre att behandla din ansökan och vi kommer att göra oss av med dina personuppgifter på ett säkert sätt.

LÄS MER

Länk till relevanta utdrag ur Dataskyddsförordningen (GDPR)

Länk till dataskyddsmyndigheter (DPA)