RETNINGSLINJER FOR REKRUTTERINGSDATA

TimeXtender er et programvareselskap med hovedkontor i Danmark og i USA som opererer over hele verden. Siden data er et av hovedområdene våre, tar vi godt vare på å beskytte dine data.

Som en del av enhver rekrutteringsprosess samler vi inn og behandler personopplysninger knyttet til jobbsøkere. Vi er forpliktet til å praktisere åpenhet om hvordan vi samler inn og bruker disse dataene til å oppfylle våre databeskyttelsesforpliktelser. Vi henviser deg til denne policyen, fordi du sannsynligvis søker om å bli en del av TimeXtender. Formålet med våre dataretningslinjer er å gjøre deg oppmerksom på hvordan og hvorfor personopplysningene dine vil bli brukt og hvor lenge de vil bli oppbevart. Den gir deg viktig informasjon som er obligatorisk i henhold til den generelle databeskyttelsesforordningen («GDPR») og personvernloven 2018.

PRINSIPPER FOR DATABESKYTTELSE

TimeXtender vil overholde databeskyttelseslover og -prinsipper, noe som betyr at dataene dine vil:

• brukes på en lovlig, rettferdig og gjennomsiktig måte
• samles inn kun for gyldige formål som vi har klart forklart for deg og brukes ikke på noen måte som er uforenlig med disse formålene
• være relevant for formålene vi har informert deg om og begrenset til kun disse formålene
• være nøyaktige og oppdaterte
• kun oppbevares så lenge det er nødvendig for det ovennevnte
• holdes sikre

HVILKEN INFORMASJON SAMLER TIMEXTENDER INN?

Vi samler inn, lagrer og bruker en rekke opplysninger om deg, knyttet til søknaden din.
Dette inkluderer:

• informasjonen du har oppgitt i enhver curriculum vitae og følgebrev
• informasjonen du har oppgitt på søknadsskjemaet vårt, inkludert navn, adresse og kontaktinformasjon – e-postadresse og telefonnummer
• detaljer om dine kvalifikasjoner, ferdigheter, erfaringer og ansettelseshistorie
• Informasjon om ditt nåværende sysselsettingsnivå.
• all informasjon du gir oss under et intervju, inkludert intervjunotater, registreringer av eventuelle tester eller vurderinger, referanse og bakgrunn
• informasjon som gir deg resultatet av en intervjuutvelgelsesprosess, inkludert korrespondanse og eventuell tilbakemelding

Vi kan også samle inn, lagre og bruke følgende kategori med mer sensitiv personlig informasjon:

• Hvorvidt du har en funksjonshemming eller ikke, som vi må gjøre rimelige justeringer for under rekrutteringsprosessen.

Vi kan også samle inn personopplysninger om deg fra tredjeparter, for eksempel:

• rekrutteringsbyråer
• referanser levert av tidligere arbeidsgivere
• informasjon fra leverandører av arbeidsbakgrunnssjekk
• opplysninger fra bakgrunssjekker

Vi kan søke informasjon fra tredjeparter og vil informere deg hvis vi gjør det.

HVORFOR BEHANDLER TIMEXTENDER PERSONOPPLYSNINGER?

Vi må behandle data for å avgjøre om du oppfyller minimumskravene for å bli kandidat for en rolle, og om søknaden din oppfyller kravene for å invitere deg til et intervju. Hvis vi bestemmer oss for å ringe deg for et intervju, vil vi bruke informasjonen du gir oss under intervjuet til å avgjøre om vi skal tilby deg rollen. Vi vil ta opp referanser og gjennomføre passende kontroller. Vi må også behandle dataene dine for å inngå en kontrakt med deg, hvis du er den utvalgte kandidaten.

I noen tilfeller må vi behandle data for å sikre overholdelse av juridiske forpliktelser. Vi har en legitim interesse i å behandle personopplysninger under rekrutteringsprosessen og for å føre journal over prosessen.

Behandling av data fra jobbsøkere gjør det mulig for oss å administrere rekrutteringsprosessen, vurdere og bekrefte en kandidats egnethet for ansettelse samt bestemme hvem vi skal tilby en jobb til. Vi kan også trenge å behandle data fra jobbsøkere for å svare og forsvare oss mot juridiske krav.

Der vi er avhengige av legitime interesser som grunn for å behandle data, har det blitt vurdert om disse interessene overstyres av søkernes rettigheter og friheter, og blitt konkludert med at dette ikke er tilfellet.

HVORDAN BEHANDLER TIMEXTENDER SPESIELLE KATEGORIER AV PERSONOPPLYSNINGER?

Vi behandler helseinformasjon hvis vi må gjøre rimelige justeringer i rekrutteringsprosessen for kandidater som har en funksjonshemming, for eksempel om det må gjøres justeringer under en prøve eller et intervju. Dette for å utføre sine forpliktelser og utøve bestemte rettigheter i forbindelse med ansettelse.

Der vi behandler andre spesielle datakategorier, for eksempel informasjon om etnisk opprinnelse, seksuell legning, religion eller tro, sivilstatus, kjønnsskifte og aldersstatus, er dette for likestillingsformål.

Data som vi bruker for likestillingsformål, anonymiseres for alle publiseringsformål og samles inn med uttrykkelig samtykke fra kandidater. Dette samtykket kan trekkes tilbake når som helst. Søkere står helt fritt til å bestemme om de vil oppgi slike data eller ikke, og det er ingen konsekvenser av å unnlate å gjøre det. Disse dataene oppbevares på et sikkert sted på nett med begrenset tilgang bare for bestemte personer som er involvert i rekrutteringsprosessen.

AUTOMATISERT BESLUTNINGSTAKING

Rekrutteringsprosesser vil av og til bruke automatisert beslutningstaking for eksempel for å bekrefte at du oppfyller minimumskravene for en jobb. Der automatisert beslutningstaking hindrer deg i å fortsette med søknaden din, kan du be om en gjennomgang av avgjørelsen i samsvar med dine lovbestemte rettigheter i henhold til relevant databeskyttelseslovgivning ved å kontakte oss innen den publiserte fristen.

HVEM HAR TILGANG TIL DATA?

Med unntak av likestillingsinformasjon, vil informasjonen din bli delt internt i forbindelse med rekrutteringsøvelsen på «need to know»-basis – inkludert med medlemmer av HR- og rekrutteringsteamet, intervjuere involvert i rekrutteringsprosessen, ledere i området av virksomheten med den ledige stillingen og IT-ansatte – i vår legitime interesse av å bestemme om vi skal tilby deg ansettelse og for å overholde dens juridiske forpliktelser og inngå en kontrakt med deg.

Ved spesielle anledninger vil vi overføre personopplysninger til vårt hovedkontor i USA. Spesielle anledninger inkluderer for eksempel:

• hvis vi trenger ekspertise fra en kollega i USA i forbindelse med søknaden din
• hvis du skal rapportere til en USA-basert leder
• hvis jobbsøknaden inkluderer en stasjonær arbeidsperiode i USA

Vi vil kun overføre personopplysninger fra det europeiske økonomiske samarbeidsområdet til USA i samsvar med gjeldende lov.

HVORDAN BESKYTTER TIMEXTENDER DATA?

Vi tar sikkerheten til dataene dine på alvor. Vi har interne retningslinjer og kontroller på plass for å sikre at dataene dine ikke går tapt, blir ødelagt ved et uhell, misbrukt eller avslørt, og ikke er tilgjengelig bortsett fra av våre ansatte i riktig utførelse av sine plikter.

Der vi engasjerer tredjeparter til å behandle personopplysninger på deres vegne – de gjør det på grunnlag av skriftlige instruksjoner og for spesifiserte formål – er det underlagt taushetsplikt og vi er forpliktet til å iverksette passende tekniske og organisatoriske tiltak for å besørge datasikkerheten.

Vi har fått på plass prosedyrer for å håndtere eventuelle mistenkte datasikkerhetsbrudd, og vil varsle deg og enhver gjeldende regulator om et mistenkt brudd der vi er lovpålagt å gjøre det.

HVOR LENGE OPPBEVARER TIMEXTENDER DATA?

Ved mislykket søknad:

Hvis søknaden din mislykkes, vil personopplysningene dine forbli i rekrutteringsstyringssystemet i maksimalt seks måneder etter at den aktuelle rekrutteringsprosessen er avsluttet. Hvis vi trenger eller ønsker å beholde dataene lenger, vil vi ta kontakt med deg. Ved slutten av denne perioden eller tidligere, hvis du trekker tilbake samtykket ditt og vi har benyttet dette samtykket for lovlig behandling av dataene dine, vil dataene dine bli slettet. Notater vil også bli skannet og lagret i rekrutteringssystemet og slettet sammen med søknaden. I tillegg vil informasjon knyttet til utvelgelsesprosessen – som holdes utenfor rekrutteringsstyringssystemet – bli ødelagt seks måneder etter at den aktuelle rekrutteringsprosessen er avsluttet.

Hvis søknaden er vellykket:

Hvis søknaden din om ansettelse er vellykket, vil personopplysninger som samles inn under rekrutteringsprosessen bli overført til personalfilen din, gjort tilgjengelig for deg og beholdt under ansettelsen. Samme prosess vil gjennomføres for panelnotatene som er laget under prosessen.

DINE RETTIGHETER

Som registrert har du en rekke rettigheter. Du har rett til å:

• få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan og på hvilket grunnlag
• få tilgang til og få en kopi av dataene dine på forespørsel
• kreve at vi endrer uriktige eller ufullstendige data
• kreve at vi sletter eller slutter å behandle dataene dine, for eksempel der dataene ikke lenger er nødvendige for behandlingen som de ble samlet inn for
• kreve at vi sletter eller slutter å behandle dataene dine hvis behandlingen er ulovlig
• protestere mot behandlingen av opplysningene dine der vi stoler på våre legitime interesser som det juridiske grunnlaget for behandlingen
• be oss om å begrense bruken av data i en periode hvis dataene er unøyaktige eller det er en tvist om dine interesser som overstyrer våre legitime grunnlag for behandling av data
• protestere dersom vi behandler personopplysningene dine for direkte markedsføringsformål
• overføre dine personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig (unntatt papirfiler)
• ikke utsettes for automatisk profilering (med noen unntak)
• bli varslet om et brudd på datasikkerheten angående personopplysningene dine, der dette sannsynligvis vil føre til høy risiko for dine rettigheter og friheter
• ikke samtykke eller trekke tilbake samtykket ditt senere, i tilfelle vi ber om ditt samtykke som et lovlig grunnlag for å behandle dine personopplysninger for et bestemt formål

Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene eller sende en forespørsel om emnetilgang, kan du sende en e-post til: privacy@timextender.com.

Hvis du mener at TimeXtender ikke har overholdt databeskyttelsesrettighetene dine, kan du sende en klage til Datatilsynet. Databeskyttelsesmyndigheter gir ekspertråd om databeskyttelsesspørsmål og håndterer klager om brudd på GDPR som sendes inn. Full kontaktinformasjon finner du nedenfor.

ENN HVIS DU IKKE OPPGIR PERSONOPPLYSNINGER?

Du har ingen lovfestet eller kontraktsmessig forpliktelse til å gi oss data under rekrutteringsprosessen. Hvis du imidlertid ikke oppgir informasjonen, kan det hende at vi ikke kan behandle søknaden din på riktig måte – eller i det hele tatt – eller gi noen rimelige justeringer av søknadsprosessen.

Når du søker, gir du også samtykke til at vi behandler personopplysningene dine i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Du har rett til å trekke tilbake samtykket ditt for behandling for dette formålet når som helst. For å trekke tilbake samtykket ditt kontakter du privacy@timextender.com

Når vi har mottatt varsel om at du har trukket tilbake samtykket, vil vi ikke lenger behandle søknaden din, og vi vil destruere personopplysningene dine på en sikker måte.

LES MER

Lenke til relevante utdrag fra General Data Protection Regulation (GDPR)

Lenke til Databeskyttelsesmyndigheter (DPA)