Databeleid sollicitaties

TimeXtender is een softwarebedrijf met hoofdkantoren in Denemarken en de Verenigde Staten, maar we werken overal ter wereld. Omdat werken met gegevens onze core business is, zorgen we dat de jouwe goed beschermd worden.

Als onderdeel van elke sollicitatieprocedure verzamelen en verwerken we persoonsgegevens van de sollicitanten. We doen er alles aan om transparant te zijn over hoe we die gegevens verzamelen en gebruiken, zodat we voldoen aan onze verplichtingen voor gegevensbescherming. We verwijzen je door naar dit beleidsdocument omdat je je waarschijnlijk aanmeldt om deel te worden van TimeXtender. Het doel van ons gegevensbeleid is om je bewust te maken van hoe en waarom je persoonsgegevens zullen worden gebruikt en voor hoelang ze worden bewaard. Er staat belangrijke informatie voor je in die we volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet gegevensbescherming van 2018 moeten verstrekken.

Principes gegevensbescherming

TimeXtender zal de wetten en principes inzake gegevensbescherming naleven, wat betekent dat je gegevens:

• wettig, eerlijk en transparant worden gebruikt.
• alleen worden verzameld voor gegronde doeleinden die we duidelijk aan je hebben uitgelegd en dat ze niet worden gebruikt op welke manier dan ook die onverenigbaar is met die doeleinden.
• relevant zijn voor de doelen waarover we je hebben geïnformeerd en beperkt zijn tot enkel die doelen.
• nauwkeurig zijn en up-to-date worden gehouden.
• niet langer worden bewaard dan nodig voor de genoemde
• worden beveiligd.

Welke gegevens verzamelt TimeXtender?

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken een reeks gegevens over jou met betrekking tot je sollicitatie.
Bijvoorbeeld:

• De gegevens die je in je cv en motivatiebrief hebt verstrekt.
• De gegevens die je hebt ingevuld op ons aanmeldingsformulier, waaronder je naam, adres en contactgegevens – e-mailadres en telefoonnummer.
• Informatie over je kwalificaties, vaardigheden, ervaring en arbeidsverleden.
• Gegevens over je huidige niveau van tewerkstelling.
• Alle informatie die je ons tijdens een sollicitatiegesprek geeft, waaronder gespreksaantekeningen, verslagen van eventuele tests of beoordelingen, referenties en achtergrondinformatie
• Informatie over het resultaat van de selectieprocedure voor een sollicitatiegesprek, waaronder correspondentie en eventuele feedback.

Wij kunnen ook de volgende categorie van meer gevoelige persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken

• Of je al dan niet een handicap hebt waarvoor wij tijdens de wervingsprocedure redelijkerwijs aanpassingen moeten doorvoeren.

We kunnen ook persoonsgegevens van je verzamelen bij derden, zoals:

• werving- en selectiebureaus
• referenties van voormalige werkgevers
• gegevens van aanbieders van antecedentenonderzoek
• gegevens uit strafregistercontroles

We kunnen informatie inwinnen van derden en zullen je erover informeren als we dit doen.

Waarom verwerkt TimeXtender persoonsgegevens?

We moeten gegevens verwerken om te beslissen of je aan de minimumeisen voldoet om op de shortlist te worden geplaatst voor een functie, en of je aanmelding aan de eisen voldoet om je uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek. Als we besluiten je te bellen voor een gesprek, gebruiken we de gegevens die je ons tijdens het gesprek geeft om te bepalen of we je de baan aanbieden. Wij zullen referenties natrekken en de nodige controles uitvoeren. We moeten je gegevens ook verwerken om een contract met je aan te gaan, als je de kandidaat bent die gekozen wordt.

In sommige gevallen moeten we gegevens verwerken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. We hebben een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van persoonsgegevens tijdens het wervingsproces en voor de administratie rondom het proces.

Door de verwerking van gegevens van sollicitanten kunnen we het wervingsproces beheren, de geschiktheid van een kandidaat voor het werk beoordelen en bevestigen, en beslissen aan wie wij een baan aanbieden. Het is ook mogelijk dat we gegevens van sollicitanten moeten verwerken om te reageren op, en ons te verdedigen tegen juridische claims.

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen als reden voor de verwerking van gegevens, is overwogen of de rechten en vrijheden van de kandidaten al dan niet zwaarder wegen dan die belangen, en is geconcludeerd dat dit niet het geval is.

Hoe verwerkt TimeXtender speciale categorieën van persoonsgegevens?

We verwerken gezondheidsinformatie om te bepalen of we redelijkerwijs aanpassingen in het wervingsproces moeten doen voor kandidaten met een handicap, bijvoorbeeld of er aanpassingen moeten worden gedaan tijdens een test of sollicitatiegesprek. Dit is om onze verplichtingen en specifieke rechten wat betreft werk na te leven.

Wanneer wij andere speciale gegevenscategorieën verwerken, zoals informatie over etnische afkomst, seksuele geaardheid, godsdienst of overtuiging, burgerlijke staat, geslachtsverandering en huidige leeftijd, dan is dat ten behoeve van het toezicht op gelijke kansen.

De gegevens die wij gebruiken voor gelijkheidsdoeleinden worden geanonimiseerd voor eventuele publicatiedoeleinden en worden verzameld met de uitdrukkelijke toestemming van de kandidaten, die te allen tijde kan worden ingetrokken. Het staat kandidaten volledig vrij te beslissen of zij deze gegevens al dan niet verstrekken en er zijn geen gevolgen verbonden aan het niet verstrekken van deze gegevens. Deze gegevens worden bewaard op een beveiligde online locatie met beperkte toegang, enkel voor specifieke personen die betrokken zijn bij het sollicitatieproces.

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij sollicitatieprocedures wordt af en toe gebruikgemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, bijvoorbeeld om te controleren of je voldoet aan de wettelijke minimumvereisten voor een baan. Als je door geautomatiseerde besluitvorming niet verder kunt solliciteren kun je, in overeenstemming met je wettelijke rechten op grond van de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming, herziening van het besluit verzoeken door vóór de gepubliceerde sluitingsdatum contact met ons op te nemen.

Wie heeft toegang tot de gegevens?

Met uitzondering van gelijkheidsinformatie zullen je gegevens intern worden gedeeld ten behoeve van de wervingsprocedure en op een "need to know"-basis – met inbegrip van leden van het People-team en het sollicitatieteam, interviewers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, managers in het werkgebied van de vacature en IT-personeel – in ons gerechtvaardigd belang om te beslissen of je een baan wordt aangeboden en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en een contract met je aan te gaan.

In bijzondere gevallen zullen wij Persoonsgegevens overdragen aan ons hoofdkantoor in de Verenigde Staten. Bijzondere gevallen zijn bijvoorbeeld:

• als we de expertise van een collega in de VS nodig hebben met betrekking tot je sollicitatie
• als je gaat rapporteren aan een manager die in de VS gevestigd is
• als je solliciteert op een functie waarbij je een periode in de VS moet werken

Wij zullen Persoonsgegevens alleen vanuit de Europese Economische Ruimte naar de Verenigde Staten overdragen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Hoe beschermt TimeXtender gegevens?

We nemen de beveiliging van je gegevens serieus. We hebben intern beleid en controles om te zorgen dat je gegevens niet verloren gaan, per ongeluk worden vernietigd, worden misbruikt of bekendgemaakt, en niet worden ingezien door anderen dan onze werknemers bij de juiste uitvoering van hun plichten.

Wanneer wij derden inschakelen om namens ons persoonsgegevens te verwerken – zij doen dat op basis van schriftelijke instructies en voor specifieke doeleinden – hebben zij een geheimhoudingsplicht en zijn ze verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om de veiligheid van de gegevens te waarborgen.

We hebben procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken en zullen jou en alle toepasselijke regelgevende instanties op de hoogte brengen van een vermoedelijke inbreuk als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoelang bewaart TimeXtender gegevens?

Als je niet wordt aangenomen:

Als je niet wordt aangenomen, blijven je gegevens tot maximaal 6 maanden na het einde van de sollicitatieprocedure staan in het recruitment-managementsysteem. Als we de gegevens langer willen of moeten bewaren, nemen we contact met je op. Je gegevens worden aan het eind van die periodeverwijderd of vernietigd, of eerder, als je je toestemming intrekt en wij ons op die toestemming hebben gebaseerd voor rechtmatige verwerking van je gegevens. Ook aantekeningen worden gescand en opgeslagen in het recruitmentsysteem, en samen met de sollicitatie verwijderd. Daarnaast worden gegevens in relatie tot het selectieproces – die worden bewaard buiten het recruitment-managementsysteem – binnen 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure in kwestie verwijderd.

Als je wordt aangenomen:

Als je wordt aangenomen voor een functie, worden de gegevens die tijdens de sollicitatieprocedure zijn verzameld overgedragen naar je personeelsbestand, aan jou beschikbaar gesteld, en bewaard gedurende je dienstverband. Hetzelfde gebeurt met de aantekeningen van de commissie die tijdens de procedure zijn gemaakt.

Je rechten

Als betrokkene heb je een aantal rechten. Je hebt het recht op:

• informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, hoe we dit doen en op welk basis.
• inzage in, en een kopie van je gegevens, op verzoek.
• wijziging van onjuiste of onvolledige gegevens.
• verwijdering of stopzetting van de verwerking van je gegevens, bijvoorbeeld als de gegevens niet meer nodig zijn voor het verwerkingsdoel waarvoor ze waren verzameld.
• verwijdering of stopzetting van de verwerking van je gegevens als de verwerking onrechtmatig is.
• bezwaar tegen de verwerking van je gegevens als we ons baseren op ons gerechtvaardigd belang als juridische grond voor de verwerking.
• beperking van het gebruik van de gegevens gedurende een bepaalde periode als de gegevens onjuist zijn of als er een geschil is over of jouw belangen al dan niet zwaarder wegen dan onze gerechtvaardigde belangen voor de verwerking van je gegevens.
• bezwaar als we je persoonsgegevens verwerken voor direct-marketingdoeleinden.
• overdracht van je persoonsgegevens naar een andere verwerker (geldt niet voor papieren bestanden).
• niet onderworpen worden aan automatische profilering (enkele uitzonderingen daargelaten).
• melding van een inbreuk op de gegevensbeveiliging die jouw persoonsgegevens aangaat, als dit waarschijnlijk een groot risico oplevert voor je rechten en vrijheden.
• het niet geven of later intrekken van je toestemming, in het geval dat we je toestemming vragen als juridische grond voor verwerking van je persoonsgegevens voor een specifiek doel.

Als je een van deze rechten wilt uitoefenen of een verzoek tot inzage wilt indienen, e-mail dan naar: privacy@timextender.com.

Als je vindt dat TimeXtender jouw rechten inzake gegevensbescherming heeft geschonden, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Die biedt deskundig advies op het gebied van gegevensbescherming en behandelt klachten die worden ingediend over schending van de AVG. De volledige contactgegevens vind je hieronder.

Wat als je geen persoonsgegevens indient?

Je hebt geen wettelijke of contractuele verplichting om ons tijdens de sollicitatieprocedure gegevens te verstrekken. Als je de gegevens echter niet verstrekt, kan het zijn dat we je sollicitatie niet goed – of helemaal niet – kunnen verwerken, of geen redelijke aanpassingen kunnen doen aan het sollicitatieproces.

Als je solliciteert, geef je ons ook toestemming om je persoonsgegevens te verwerken voor het doel van de sollicitatieprocedure. Je hebt het recht om je toestemming voor verwerking op elk gewenst moment en om welke reden dan ook in te trekken. Neem contact op via privacy@timextender.com om je toestemming in te trekken.

Zodra we de melding hebben ontvangen dat je je toestemming hebt ingetrokken, zullen we je sollicitatie niet langer verwerken en zullen we je persoonsgegevens veilig verwijderen.

Meer lezen

Link naar de relevante passages uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Link naar Autoriteit Persoonsgegevens