POLITIQUE RELATIVE AUX DONNÉES DE RECRUTEMENT

TimeXtender est une entreprise de développement de logiciels basée au Danemark et aux États-Unis, mais présente dans le monde entier. Puisque les données sont au cœur de notre activité, nous nous efforçons de bien protéger les vôtres.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous collectons et traitons des données personnelles sur les candidats. Nous nous engageons à faire preuve de transparence quant à la manière dont nous collectons et utilisons ces données afin de respecter nos obligations en matière de protection des données. Nous vous encourageons à lire cette politique, car vous comptez probablement postuler chez TimeXtender. L'objectif de notre politique sur l'utilisation des données est de vous expliquer comment et à quelles fins vos données personnelles seront utilisées, et pendant combien de temps elles seront conservées. Elle contient des informations importantes qui ont l'obligation d'être fournies, en vertu du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et de la Loi sur la protection des données de 2018.

PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES

TimeXtender se conformera aux lois et principes de protection des données, ce qui signifie que vos données seront :

• Utilisées légalement, justement et de manière transparente.
• Recueillies uniquement à des fins valables, clairement définies, et jamais utilisées à d'autres fins.
• En rapport avec les finalités dont vous avez été informé et limitées à ces seules finalités.
• Exactes et à jour.
• Conservées uniquement le temps nécessaire pour les motifs indiqués.
• Gardées en sécurité.

QUELLES INFORMATIONS SONT COLLECTÉES PAR TIMEXTENDER ?

Nous collectons, stockons et utilisons un ensemble d'informations relatives à votre candidature.
Celles-ci comprennent :

• Les informations contenues dans votre CV et lettre de motivation.
• Les informations fournies dans notre formulaire de candidature, y compris votre nom, votre adresse et vos informations de contact (adresse e-mail et numéro de téléphone).
• Les détails de vos qualifications, compétences, expériences et emplois précédents.
• Informations sur votre niveau d'emploi actuel.
• Toute information donnée lors d'un entretien, y compris les notes d'entretien, les dossiers de tests ou d'évaluations, ainsi que les références et les expériences.
• Les informations vous indiquant le résultat d'un processus de sélection en entretien, y compris toute correspondance et tout retour.

Nous pouvons parfois également collecter, stocker et utiliser des informations personnelles plus sensibles :

• Si vous souffrez ou non d'un handicap nous demandant d'apporter des accommodements raisonnables au processus de recrutement.

Nous pouvons parfois également collecter des données personnelles vous concernant auprès de tiers :

• Agences de recrutement
• Références fournies par d'anciens employeurs
• Informations provenant d'entreprises de vérification des antécédents professionnels
• Informations provenant d'un contrôle de casier judiciaire

Nous pouvons parfois demander des informations à des tiers et nous vous en informerons le cas échéant.

À QUELLES FINS TIMEXTENDER TRAITE-T-IL LES DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous devons traiter ces données pour déterminer si votre profil remplit les conditions minimales pour une présélection, et si votre candidature répond aux exigences pour poursuivre avec un entretien. Si nous choisissons de vous appeler pour un entretien, nous nous baserons sur les informations que vous nous fournirez lors de cet entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Nous prendrons des références et effectuerons les contrôles appropriés. Nous devrons également traiter vos données pour signer un contrat avec vous, si vous êtes le candidat retenu.

Dans certains cas, nous devons traiter les données pour nous assurer qu'elles respectent les obligations légales. Nous avons un intérêt légitime à traiter les données personnelles pendant le processus de recrutement et à conserver des enregistrements de ce processus.

Le traitement des données des candidats nous permet de gérer le processus de recrutement, d'évaluer et de confirmer l'adéquation d'un candidat au poste visé et de décider à qui proposer un rôle. Nous pouvons également être amenés à traiter les données des candidats pour répondre et nous défendre contre des actions en justice.

Lorsque le traitement des données est justifié par des intérêts légitimes, nous déterminons auparavant si les droits et libertés des candidats priment ou non sur ces intérêts et nous procédons au traitement seulement si ce n'est pas le cas.

COMMENT TIMEXTENDER TRAITE-T-IL LES CATÉGORIES SPÉCIALES DE DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous traitons les informations de santé si nous devons apporter des accommodements raisonnables au processus de recrutement des candidats souffrant d'un handicap, par exemple si certains aménagements sont nécessaires lors d'un test ou d'un entretien. Il s'agit de remplir les obligations correspondantes et d'exercer les droits spécifiques en matière d'emploi dans de telles situations.

Lorsque nous traitons d'autres catégories de données spéciales, telles que des informations sur les origines ethniques, l'orientation sexuelle, la religion ou les croyances, l'état civil, la réassignation sexuelle et l'âge, c'est à des fins de suivi de l'égalité des chances.

Les données que nous utilisons à des fins d'égalité des chances sont anonymisées à toutes fins de publication et sont recueillies avec le consentement explicite des candidats, qui peut être retiré à tout moment. Les candidats sont entièrement libres de fournir ou non ces données, et ne pas le faire n'a aucune conséquence. Ces données sont conservées dans un emplacement en ligne sécurisé avec un accès limité uniquement aux personnes impliquées dans le processus de recrutement.

PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Les processus de recrutement impliquent parfois une prise de décision automatisée, par exemple pour confirmer que vous répondez aux exigences légales minimales pour un poste. Lorsque la prise de décision automatisée vous empêche de poursuivre votre candidature, vous pouvez demander un examen de la décision conformément à vos droits en vertu de la législation en vigueur sur la protection des données en nous contactant avant la date limite indiquée.

QUI A ACCÈS AUX DONNÉES ?

À l'exception des données sur l'égalité des chances, vos informations seront partagées en interne dans le cadre du processus de recrutement uniquement avec les personnes concernées, notamment avec les membres de l'équipe chargée des ressources humaines et du recrutement, les personnes chargées des entretiens dans le cadre du processus de recrutement, les responsables du domaine d'activité du poste vacant et le personnel informatique, dans le but légitime de décider de vous offrir ou non un emploi, et afin de nous conformer aux obligations légales et de conclure un contrat avec vous.

Dans certains cas spécifiques, nous transférerons des données personnelles à notre siège social aux États-Unis. Cela peut arriver dans les cas suivants :

• Si nous avons besoin de l'expertise d'un collègue aux États-Unis concernant votre candidature.
• Si votre responsable est basé aux États-Unis.
• Si la candidature comprend une période de travail fixe aux États-Unis.

Nous transférerons les données personnelles de l’Espace économique européen vers les États-Unis conformément à la législation applicable.

COMMENT TIMEXTENDER PROTÈGE-T-IL LES DONNÉES ?

Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux. Nous avons mis en place des politiques et des contrôles internes pour nous assurer que vos données ne sont pas perdues, détruites accidentellement, utilisées à mauvais escient ou divulguées, et qu'elles ne sont pas consultées, sauf par nos employés dans l'exercice de leurs fonctions.

Lorsque nous faisons appel à des tiers pour traiter des données personnelles, ils sont tenus de suivre des instructions écrites et des objectifs spécifiques. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité et sont tenus de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité des données.

Nous avons mis en place des procédures pour gérer toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation concerné, d'une violation présumée lorsque nous serons légalement tenus de le faire.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS TIMEXTENDER CONSERVE-T-IL LES DONNÉES ?

En cas de candidature non retenue :

Si votre candidature n'est pas retenue, vos données personnelles resteront dans le système de gestion du recrutement pendant 6 mois maximum après la fin de la période de recrutement concernée. Dans le cas où nous aurions besoin de conserver les données plus longtemps, vous seriez contacté. Si vous retirez votre consentement à la fin ou avant la fin de cette période, et dans le cas où nous aurions traité légalement vos données pendant que vous y consentiez, ces dernières sont supprimées ou détruites. Les notes seront également numérisées et stockées dans le système de recrutement et supprimées en même temps que la candidature. En outre, les informations relatives au processus de sélection, conservées en dehors du système de gestion du recrutement, seront détruites 6 mois après la fin du processus de recrutement concerné.

En cas de candidature retenue :

Si votre candidature est retenue, les données personnelles collectées lors du processus de recrutement sont transférées dans votre dossier personnel, mises à votre disposition et conservées pendant votre collaboration avec nous. Les notes du panel rédigées au cours du processus sont soumises au même traitement.

VOS DROITS

En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits. Vous avez le droit :

• D'obtenir des informations sur les données personnelles que nous traitons, comment et pour quel motif.
• De consulter et d'obtenir une copie de vos données sur demande.
• De nous demander de modifier des données incorrectes ou incomplètes.
• De nous demander de supprimer ou d'arrêter de traiter vos données, par exemple lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins du traitement pour lequel elles ont initialement été collectées.
• De nous demander de supprimer ou d'arrêter de traiter vos données si ce traitement ne respecte pas la législation en vigueur.
• De vous opposer au traitement de vos données lorsque nous le justifions légalement par un intérêt légitime.
• De nous demander de restreindre l'utilisation des données pendant un certain temps si elles sont inexactes ou en cas de litige : à savoir si vos intérêts l'emportent ou non sur nos motifs légitimes.
• De vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.
• De transférer vos données personnelles vers un autre organisme de contrôle (à l'exclusion des documents papier).
• De ne pas être soumis à un profilage automatique (avec quelques exceptions).
• D'être averti d'une violation de la sécurité de vos données personnelles lorsqu'elle est susceptible d'entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés.
• De ne pas donner votre consentement ou de le retirer ultérieurement, dans le cas où nous vous le demanderions dans le cadre d'un motif légitime pour traiter vos données personnelles à des fins spécifiques.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits ou demander l'accès aux données qui vous concernent, veuillez envoyer un e-mail à privacy@timextender.com.

Si vous pensez que TimeXtender n'a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez envoyer une réclamation à l'Autorité de protection des données concernée. Ces autorités fournissent des conseils d'experts sur les questions de protection des données et traitent les plaintes déposées pour violation du RGPD. Vous en trouverez les coordonnées complètes ci-dessous.

QUE SE PASSE-T-IL SI VOUS NE FOURNISSEZ PAS DE DONNÉES PERSONNELLES ?

Vous n'êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de nous fournir des données pendant le processus de recrutement. Toutefois, si vous ne fournissez pas ces informations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre candidature correctement, voire pas du tout, ou d'appliquer des accommodements raisonnables au processus de candidature.

Lorsque vous postulez, vous nous donnez également votre consentement au traitement de vos informations personnelles aux fins du processus de recrutement. Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@timextender.com

Une fois la notification de retrait de consentement reçue, nous arrêterons le traitement de votre candidature et nous supprimerons vos données personnelles de manière sécurisée.

EN SAVOIR PLUS

Lien vers les extraits pertinents du Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Lien vers les Autorités de protection des données