REKRYTOINTITIETOJA KOSKEVA KÄYTÄNTÖ

TimeXtender on ohjelmistoyritys, jonka pääkonttorit sijaitsevat Tanskassa ja Yhdysvalloissa, mutta joka toimii ympäri maailmaa. Koska data on yksi tärkeimmistä kohteistamme, pidämme huolta sinun datasi suojaamisesta.

Osana rekrytointiprosessia keräämme ja käsittelemme työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja. Olemme sitoutuneet noudattamaan avoimuutta sen suhteen, miten keräämme ja käytämme näitä tietoja tietosuojavelvoitteidemme täyttämiseksi. Ohjaamme sinut tähän käytäntöön, koska haet todennäköisesti töihin TimeXtenderille. Tietokäytäntömme tarkoituksena on kertoa sinulle avoimesti, miten ja miksi henkilötietojasi käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Se tarjoaa sinulle tärkeitä tietoja, jotka on annettava EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Yhdistyneen kuningaskunnan vuoden 2018 tietosuojalain nojalla.

TIETOSUOJAPERIAATTEET

TimeXtender noudattaa tietosuojalakeja ja -periaatteita, mikä tarkoittaa, että

• tietojasi käytetään laillisesti, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi
• tietojasi kerätään vain päteviin tarkoituksiin, jotka olemme selittäneet sinulle selkeästi, eikä niitä käytetä millään tavalla, joka on ristiriidassa näiden tarkoitusten kanssa
• tietosi liittyvät tarkoituksiin, joista olemme ilmoittaneet sinulle, ja rajoittuvat vain näihin tarkoituksiin
• tietosi pidetään oikeina ja ajan tasalla
• tietojasi säilytetään vain niin kauan kuin on mainitun tarkoituksen kannalta tarpeellista
• tietosi pidetään turvassa.

MITÄ TIETOJA TIMEXTENDER KERÄÄ?

Keräämme, tallennamme ja käytämme erilaisia hakemukseesi liittyviä tietoja sinusta.
Tämä sisältää seuraavat tiedot:

• ansioluettelossa ja saatekirjeessä antamasi tiedot
• hakemuslomakkeessa antamasi tiedot, mukaan lukien nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi (sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi)
• tiedot pätevyydestäsi, taidot, kokemus ja työhistoria
• Tiedot nykyisestä työllisyystilanteestasi
• kaikki tiedot, jotka annat meille haastattelun aikana, mukaan lukien haastattelumuistiinpanot, mahdollisten testien tai arviointien pöytäkirjat sekä suositukset ja taustatiedot
• tiedot, joissa kerrotaan haastattelun valintamenettelyn tuloksista, mukaan lukien viestintä ja mahdollinen palaute.

Voimme myös kerätä, tallentaa ja käyttää seuraavia arkaluonteisempia henkilötietoja:

• Voimme kerätä tiedon siitä, onko sinulla jokin vamma, jonka vuoksi meidän on tehtävä kohtuullisia mukautuksia rekrytointiprosessin aikana.

Saatamme kerätä henkilötietojasi myös ulkopuolisilta tahoilta. Tällaisia tahoja ja tietoja voivat olla esimerkiksi seuraavat:

• rekrytointitoimistot
• entisten työnantajien suositukset
• tiedot taustatarkistuksia tarjoavilta palveluntarjoajilta
• rikosrekisteritarkastuksista saadut tiedot.

Saatamme pyytää tietoja ulkopuolisilta tahoilta. Ilmoitamme sinulle, jos teemme niin.

MIKSI TIMEXTENDER KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJA?

Meidän on käsiteltävä tietoja, jotta voimme päättää, täytätkö vähimmäisvaatimukset, jotta sinut voidaan valita tehtävään, ja täyttääkö hakemuksesi vaatimukset, jotta sinut voidaan kutsua haastatteluun. Jos päätämme kutsua sinut haastatteluun, käytämme haastattelun aikana antamiasi tietoja päättäessämme, tarjoammeko sinulle tehtävää. Hankimme suositukset ja suoritamme asianmukaiset tarkastukset. Meidän on myös käsiteltävä tietojasi, jotta voimme tehdä sopimuksen kanssasi, jos sinut valitaan tehtävään.

Joissakin tapauksissa meidän on käsiteltävä tietoja varmistaaksemme lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen. Meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana ja pitää kirjaa prosessista.

Työnhakijoiden tietojen käsittelyn avulla voimme hallinnoida rekrytointiprosessia, arvioida ja vahvistaa hakijan soveltuvuuden työhön ja päättää, kenelle työtä tarjotaan. Saatamme myös joutua käsittelemään työnhakijoiden tietoja vastataksemme oikeudellisiin vaatimuksiin ja puolustautuaksemme oikeudellisilta vaatimuksilta.

Jos vetoamme oikeutettuihin etuihin tietojenkäsittelyn perusteena, olemme harkinneet, syrjäyttävätkö hakijoiden oikeudet ja vapaudet nämä edut, ja tulleet siihen tulokseen, että ne eivät syrjäytä näitä etuja.

MITEN TIMEXTENDER KÄSITTELEE ERITYISIÄ HENKILÖTIETORYHMIÄ?

Käsittelemme terveystietoja, jos meidän on tehtävä kohtuullisia muutoksia vammaisten ehdokkaiden rekrytointiprosessiin, esimerkiksi siihen, onko testin tai haastattelun aikana tehtävä joitain muutoksia. Tämän tarkoituksena on täyttää sen velvoitteet ja käyttää erityisiä oikeuksia, jotka liittyvät työsuhteeseen.

Jos käsittelemme muita erityisiä tietoryhmiä, kuten tietoja etnisestä taustasta, seksuaalisesta suuntautumisesta, uskonnosta tai vakaumuksesta, siviilisäädystä, sukupuolenkorjauksesta ja iästä, tämä tapahtuu yhtäläisten mahdollisuuksien seurantaa varten.

Tasa-arvotarkoituksiin käyttämämme tiedot anonymisoidaan mihin tahansa julkaisutarkoitukseen ja kerätään hakijoiden nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Hakijat voivat täysin vapaasti päättää, toimittavatko he näitä tietoja vai eivät, eikä niiden puuttumisella ole mitään seurauksia. Näitä tietoja säilytetään turvallisessa verkkosijainnissa, johon on rajoitettu pääsy vain tietyillä rekrytointiprosessiin osallistuvilla henkilöillä.

AUTOMATISOITU PÄÄTÖKSENTEKO

Rekrytointiprosesseissa käytetään toisinaan automaattista päätöksentekoa. Sen avulla esimerkiksi vahvistetaan, että täytät työn lakisääteiset vähimmäisvaatimukset. Jos automaattinen päätöksenteko estää sinua jatkamasta hakemustasi, voit pyytää päätöksen uudelleentarkastelua asiaankuuluvan tietosuojalainsäädännön mukaisten lakisääteisten oikeuksiesi mukaisesti ottamalla meihin yhteyttä ennen julkaistua määräpäivää.

KENELLÄ ON PÄÄSY TIETOIHIN?

Tasa-arvotietoja lukuun ottamatta tietosi jaetaan sisäisesti rekrytointitarkoituksiin Tarve tietää -periaatteella, mukaan lukien myös henkilöstö- ja rekrytointitiimin jäsenten, rekrytointiprosessiin osallistuvien haastattelijoiden, haetun työpaikan liiketoiminta-alueen johtajien kanssa ja IT-henkilöstön kanssa. Tämän tarkoituksena on oikeutettujen etujemme mukaisesti päättää, tarjoammeko sinulle työtä, ja täyttää lakisääteiset velvoitteemme sekä solmia sopimus kanssasi.

Erityistapauksissa siirrämme henkilötietoja Yhdysvalloissa sijaitsevaan pääkonttoriimme. Erityistapauksia ovat ovat esimerkiksi tilanteet, joissa

• tarvitsemme Yhdysvalloissa sijaitsevan kollegan asiantuntemusta hakemuksesi suhteen
• työskentelet yhdysvaltalaisen esihenkilön alaisuudessa
• työhakemukseen sisältyy työskentelyjakso Yhdysvalloissa.

Siirrämme henkilötietoja Euroopan talousalueelta Yhdysvaltoihin vain sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

MITEN TIMEXTENDER SUOJAA TIEDOT?

Suhtaudumme tietojesi turvallisuuteen vakavasti. Meillä on käytössä sisäiset käytännöt ja valvonta, joilla varmistetaan, että tietojasi ei menetetä, tuhota vahingossa, käytetä väärin tai paljasteta eikä niitä käytetä paitsi työntekijöidemme toimesta heidän suorittaessaan tehtäviään asianmukaisesti.

Jos palkkaamme ulkopuolisia tahoja käsittelemään henkilötietoja puolestamme, ne tekevät tämän kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain tiettyihin tarkoituksiin. Lisäksi näillä ulkopuolisilla tahoilla on salassapitovelvollisuus ja ne ovat velvollisia toteuttamaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen turvallisuuden varmistamiseksi.

Olemme ottaneet käyttöön menettelyt, joilla käsittelemme kaikkia epäiltyjä tietoturvaloukkauksia, ja ilmoitamme sinulle ja mahdollisille sääntelyviranomaisille epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki meiltä tätä edellyttää.

KUINKA KAUAN TIMEXTENDER SÄILYTTÄÄ TIETOJA?

Jos hakemusta ei hyväksytä:

Jos hakemustasi ei hyväksytä, henkilötietosi säilyvät rekrytoinnin hallintajärjestelmässä enintään kuusi kuukautta kyseisen rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Jos meidän täytyy tai haluamme säilyttää tietoja pidempään, otamme sinuun yhteyttä. Jos peruutat suostumuksesi kyseisen ajanjakson päätyttyä tai aikaisemmin ja olemme luottaneet suostumukseesi tietojesi laillisessa käsittelyssä, tietosi poistetaan tai tuhotaan. Myös muistiinpanot skannataan ja tallennetaan rekrytointijärjestelmään ja poistetaan hakemuksen mukana. Lisäksi valintaprosessiin liittyvät tiedot, joita säilytetään rekrytoinnin hallintajärjestelmän ulkopuolella, tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua kyseisen rekrytointiprosessin päättymisestä.

Jos hakemuksesi hyväksytään:

Jos työhakemuksesi hyväksytään, rekrytointiprosessin aikana kerätyt henkilötiedot siirretään henkilöstötiedostoosi, tarjotaan saatavillesi ja säilytetään työsuhteen ajan. Sama prosessi koskee myös hakuprosessin aikana tehtyjä paneelin muistiinpanoja.

SINUN OIKEUTESI

Rekisteröitynä sinulla on useita oikeuksia. Sinulla on oikeus:

• saada tieto siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme, miten ja millä perusteella
• tarkistaa tietosi ja saada niistä kopio pyynnöstä
• vaatia meitä muuttamaan virheellisiä tai puutteellisia tietoja
• vaatia meitä poistamaan tai lopettamaan tietojesi käsittelyn esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty
• vaatia meitä poistamaan tietosi tai lopettamaan niiden käsittely, jos käsittely on lainvastaista
• vastustaa tietojesi käsittelyä, jos vetoamme käsittelyn oikeudellisena perusteena oikeutettuihin etuihimme
• pyytää meitä rajoittamaan tietojen käyttöä joksikin aikaa, jos tiedot ovat epätarkkoja tai jos on kiistaa siitä, syrjäyttävätkö sinun etusi oikeutetut perusteemme tietojen käsittelylle
• vastustaa käsittelyä, jos käsittelemme henkilötietojasi suoramarkkinointia varten
• siirtää henkilötietojasi toiselle rekisterinpitäjälle (lukuun ottamatta paperitiedostoja)
• olla altistumatta automaattiselle profiloinnille (joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta)
• saada ilmoitus henkilötietojasi koskevasta tietoturvaloukkauksesta, jos se todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi
• olla antamatta suostumusta tai peruuttaa suostumuksesi myöhemmin, jos pyydämme suostumustasi laillisena perusteena henkilötietojesi käsittelylle tiettyä tarkoitusta varten.

Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista tai tehdä pyynnön tietojen tarkistamiseksi tai korjaamiseksi, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@timextender.com.

Jos uskot, että TimeXtender ei ole noudattanut tietosuojaoikeuksiasi, voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle. Tietosuojaviranomaiset antavat asiantuntija-apua tietosuoja-asioissa ja käsittelevät tietosuoja-asetuksen rikkomuksista tehtyjä valituksia. Täydelliset yhteystiedot löydät alta.

MITÄ TAPAHTUU, JOS ET ANNA HENKILÖTIETOJA?

Sinulla ei ole lakisääteistä tai sopimusperusteista velvollisuutta antaa meille tietoja rekrytointiprosessin aikana. Jos et kuitenkaan toimita tietoja, emme ehkä pysty käsittelemään hakemustasi asianmukaisesti – tai lainkaan – tai tekemään kohtuullisia mukautuksia hakuprosessiin.

Hakemuksen yhteydessä annat myös suostumuksesi siihen, että käsittelemme henkilötietojasi rekrytointia varten. Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tätä tarkoitusta varten tapahtuvaan käsittelyyn. Jos haluat peruuttaa suostumuksesi, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@timextender.com

Kun olemme saaneet ilmoituksen siitä, että olet peruuttanut suostumuksesi, emme enää käsittele hakemustasi ja hävitämme henkilötietosi turvallisesti.

LUE LISÄÄ

Linkki yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltuviin kohtiin

Linkki tietosuojaviranomaisiin