POLÍTICA DE DATOS DE CONTRATACIÓN

TimeXtender es una empresa de software con sede en Dinamarca y en Estados Unidos, pero que opera en todo el mundo. Dado que los datos son uno de nuestros aspectos principales, nos preocupamos de proteger los tuyos.

Como parte de cualquier proceso de contratación, recopilamos y tratamos datos personales relacionados con los candidatos a un puesto de trabajo. Nos comprometemos a ejercer la transparencia sobre cómo recopilamos y usamos esos datos para cumplir con nuestras obligaciones de protección de datos. Te dirigimos a esta política porque probablemente aspires a formar parte de TimeXtender. El objetivo de nuestra política de datos es que sepas cómo y por qué se usarán tus datos personales y durante cuánto tiempo se conservarán. Te proporciona información importante que debe facilitarse en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”) y de la Ley de Protección de Datos de 2018.

PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

TimeXtender cumplirá con las leyes y principios de protección de datos, lo que significa que tus datos:

• se usarán de forma legal, justa y transparente;
• se recopilarán solo para los fines válidos que te hayamos explicado claramente y no se usarán de ninguna manera que sea incompatible con dichos fines;
• serán relevantes para los fines que te hemos informado y se limitarán solo a esos fines;
• son exactos y se mantienen actualizados;
• se conservarán solo durante el tiempo necesario para los fines mencionados;
• se protegerán.

¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILA TIMEXTENDER?

Recopilamos, almacenamos y usamos una serie de datos sobre ti, relacionados con tu solicitud.
Esto incluye:

• la información que has proporcionado en tu currículum y carta de presentación;
• la información que has proporcionado en nuestro formulario de solicitud, incluyendo tu nombre, dirección y datos de contacto: dirección de correo electrónico y número de teléfono;
• detalles de tus titulaciones, aptitudes, experiencias e historial de empleo;
• información sobre tu nivel de empleo actual;
• cualquier información que nos proporciones durante una entrevista, incluidas las notas de la entrevista, los registros de cualquier prueba o evaluación y las referencias y antecedentes;
• información que te proporcione el resultado de un proceso de selección de una entrevista, incluida la correspondencia y cualquier comentario realizado.

También podemos recopilar, almacenar y usar la siguiente categoría de información personal más sensible

• si tienes o no una discapacidad por la que tengamos que hacer ajustes razonables durante el proceso de selección.

También podemos recopilar datos personales sobre ti de terceros, como:

• agencias de contratación;
• referencias proporcionadas por antiguos empleadores;
• información de proveedores de comprobación de antecedentes laborales;
• información procedente de la comprobación de los antecedentes penales.

Podemos buscar información de terceros y te informaremos si lo hacemos.

¿POR QUÉ TIMEXTENDER TRATA DATOS PERSONALES?

Necesitamos tratar los datos para decidir si cumples los requisitos mínimos para ser preseleccionado para un puesto y si tu solicitud cumple los requisitos para invitarte a una entrevista. Si decidimos llamarte para una entrevista, usaremos la información que nos proporciones durante la entrevista para decidir si te ofrecemos el puesto. Pediremos referencias y realizaremos las comprobaciones oportunas. También necesitamos tratar tus datos para formalizar un contrato contigo, si eres el candidato seleccionado.

En algunos casos, necesitamos tratar los datos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales. Tenemos un interés legítimo en el tratamiento de los datos personales durante el proceso de contratación y el mantenimiento de los registros del proceso.

El tratamiento de los datos de los candidatos a un puesto de trabajo nos permite gestionar el proceso de contratación, evaluar y confirmar la idoneidad de un candidato para el empleo y decidir a quién ofrecer un puesto de trabajo. Es posible que también necesitemos tratar los datos de los candidatos a un puesto de trabajo para responder y defendernos de las acciones legales.

Cuando nos basamos en intereses legítimos como razón para el tratamiento de datos, se ha contemplado si esos intereses se ven anulados por los derechos y libertades de los candidatos y se ha llegado a la conclusión de que no es así.

¿CÓMO TRATA TIMEXTENDER LAS CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES?

Tratamos la información sobre la salud si tenemos que hacer ajustes razonables en el proceso de contratación para los candidatos que tienen una discapacidad, por ejemplo, si hay que realizar ajustes durante una prueba o una entrevista. Esto es para cumplir con las obligaciones y ejercer derechos específicos en relación con el empleo.

Cuando tratamos otras categorías especiales de datos, como la información sobre el origen étnico, la orientación sexual, la religión o las creencias, el estado civil, la reasignación de género y el estado referente a la edad, se hace con fines de control de la igualdad de oportunidades.

Los datos que usamos con fines de igualdad se anonimizan para cualquier propósito de publicación y se recopilan con el consentimiento expreso de los candidatos, que puede retirarse en cualquier momento. Los candidatos son totalmente libres de decidir si proporcionan o no esos datos y no hay consecuencias por no hacerlo. Estos datos se guardan en una ubicación segura en línea con acceso limitado solo a personas específicas que participan en el proceso de contratación.

TOMA DE DECISIONES AUTOMATIZADA

Los procesos de contratación usarán ocasionalmente la toma de decisiones automatizada, por ejemplo, para confirmar que cumples los requisitos mínimos legales para un puesto de trabajo. Cuando la toma de decisiones automatizada te impida continuar con tu solicitud, puedes solicitar una revisión de la decisión de acuerdo con tus derechos legales en virtud de la legislación de protección de datos pertinente, poniéndote en contacto con nosotros antes de la fecha de cierre publicada.

¿QUIÉN TIENE ACCESO A LOS DATOS?

A excepción de la información sobre igualdad, tus datos se compartirán internamente a efectos del ejercicio de contratación en la medida en que se necesite —incluidos los miembros del equipo de Recursos Humanos y de contratación, los entrevistadores que participen en el proceso de contratación, los directores del área de negocio de la vacante y el personal de TI— en nuestro interés legítimo de decidir si te ofrecemos un empleo y para cumplir con las obligaciones legales y formalizar un contrato contigo.

En determinadas ocasiones transferiremos los Datos personales a nuestra sede en Estados Unidos. Las ocasiones excepcionales incluyen, por ejemplo:

• si necesitamos la experiencia de un colega en EE. UU. en relación con tu solicitud;
• si vas a estar a las órdenes de un responsable con sede en EE. UU.;
• si la solicitud de empleo incluye un periodo de trabajo estacionario en EE. UU.

Solo transferiremos Datos personales del Espacio Económico Europeo a Estados Unidos de acuerdo con la legislación aplicable.

¿CÓMO PROTEGE TIMEXTENDER LOS DATOS?

Nos tomamos muy en serio la seguridad de tus datos. Disponemos de políticas y controles internos para garantizar que tus datos no se pierdan, se destruyan accidentalmente, se utilicen de forma indebida o se divulguen, y que únicamente accedan a ellos nuestros empleados en el desempeño adecuado de sus funciones.

Cuando contratamos a terceros para que traten los datos personales en su nombre -lo hacen siguiendo instrucciones escritas y con fines específicos- tienen el deber de mantener la confidencialidad y están obligados a aplicar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos.

Hemos establecido procedimientos para hacer frente a cualquier sospecha de vulneración de la seguridad de los datos y te notificaremos a ti y a cualquier organismo regulador aplicable acerca de una sospecha de vulneración cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVA TIMEXTENDER LOS DATOS?

En caso de que la solicitud no sea aceptada:

Si tu solicitud no es aceptada, tus datos personales permanecerán en el sistema de gestión de la contratación durante un máximo de 6 meses tras la finalización del proceso de contratación correspondiente. Si necesitamos o queremos conservar los datos durante más tiempo, nos pondremos en contacto contigo. Al final de ese periodo o antes, si retiras tu consentimiento y nos hemos basado en él para el tratamiento legal de tus datos, estos serán eliminados o destruidos. Las notas también se escanearán y almacenarán en el sistema de contratación y se eliminarán junto con la solicitud. Además, la información relativa al proceso de selección -que se conserva fuera del sistema de gestión de la contratación- se destruirá 6 meses después de la finalización del proceso de contratación correspondiente.

En caso de que la solicitud sea aceptada:

Si tu solicitud de empleo prospera, los datos personales recopilados durante el proceso de contratación se transferirán a tu expediente personal, se pondrán a tu disposición y se conservarán durante tu empleo. El mismo proceso se llevará a cabo para las notas del personal de selección que se hayan realizado durante el proceso.

TUS DERECHOS

Como sujeto de los datos, tienes una serie de derechos. Tienes derecho a:

• obtener información sobre qué datos personales tratamos, cómo y con qué fundamento;
• acceder a tus datos y obtener una copia de los mismos previa solicitud;
• exigirnos que modifiquemos los datos incorrectos o incompletos;
• exigirnos que eliminemos o dejemos de tratar tus datos, por ejemplo, cuando los datos ya no sean necesarios para los fines del tratamiento para los que fueron recopilados;
• exigirnos que eliminemos o dejemos de tratar tus datos si el tratamiento es ilegal;
• oponerte al tratamiento de tus datos cuando nos basemos en nuestros intereses legítimos como fundamento legal para el tratamiento;
• pedirnos que restrinjamos el uso de los datos durante un periodo de tiempo si los datos son inexactos o existe una disputa sobre si tus intereses prevalecen o no sobre nuestros motivos legítimos para el tratamiento de los datos;
• oponerte si tratamos tus datos personales con fines de marketing directo;
• transferir tus datos personales a otro responsable del tratamiento (excluyendo los archivos en papel);
• no someterte a la elaboración automática de perfiles (con algunas excepciones);
• que se te notifique de una vulneración de la seguridad de tus datos personales cuando sea probable que suponga un alto riesgo para tus derechos y libertades;
• no consentir o retirar tu consentimiento posteriormente, en el caso de que solicitemos tu consentimiento como fundamento legal para el tratamiento de tus datos personales para un fin específico.

Si quieres ejercer alguno de estos derechos o presentar una solicitud de acceso de la persona interesada, envía un correo electrónico a: privacy@timextender.com.

Si crees que TimeXtender no ha cumplido con tus derechos de protección de datos, puedes enviar una queja a la Agencia de Protección de Datos. Las APD ofrecen asesoramiento experto en cuestiones de protección de datos y gestionan las reclamaciones presentadas por infracciones del RGPD. Más abajo encontrarás los datos de contacto completos.

¿QUÉ SUCEDE SI NO PROPORCIONAS DATOS PERSONALES?

No tienes ninguna obligación legal o contractual de facilitarnos datos durante el proceso de contratación. Sin embargo, si no proporcionas la información, es posible que no podamos procesar tu solicitud adecuadamente —e incluso que no podamos hacerlo en absoluto— o proporcionar cualquier modificación razonable en el proceso de solicitud.

Cuando presentas tu solicitud, también nos das tu consentimiento para el tratamiento de tus datos personales para el desarrollo del proceso de selección. Tienes derecho a retirar tu consentimiento para el tratamiento con ese fin en cualquier momento. Para retirar tu consentimiento, ponte en contacto con privacy@timextender.com.

Una vez que hayamos recibido la notificación de que has retirado tu consentimiento, dejaremos de procesar tu solicitud y eliminaremos tus datos personales de forma segura.

LEER MÁS

Enlace a los extractos pertinentes del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Enlace a las Agencias de Protección de Datos (APD)