Datenschutzrichtlinie für Bewerberdaten

TimeXtender ist ein Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Dänemark und den Vereinigten Staaten (USA), das jedoch auf der ganzen Welt tätig ist. Da Daten eines unserer Hauptthemen sind, achten wir sehr darauf, auch Ihre Daten zu schützen.

Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens erfassen und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerbern. Wir verpflichten uns, transparent zu machen, wie wir diese Daten erheben und verwenden, um unseren Datenschutzverpflichtungen nachzukommen. Wir weisen Sie auf diese Richtlinie hin, da Sie sich wahrscheinlich bewerben, um Teil von TimeXtender zu werden. Der Zweck unserer Datenschutzrichtlinie besteht darin, Sie darauf aufmerksam zu machen, wie und warum Ihre persönlichen Daten verwendet werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Sie liefert Ihnen wichtige Informationen, die im Rahmen der Allgemeinen Datenschutzverordnung („DSGVO“) und des Data Protection Act 2018 bereitgestellt werden müssen.

Grundsätze des Datenschutzes

TimeXtender wird die Datenschutzgesetze und -grundsätze einhalten, was bedeutet, dass Ihre Daten wie folgt behandelt werden:

• Rechtmäßig, fair und transparent;
• Ausschließlich zu den Zwecken erfasst, die wir Ihnen klar erklärt haben, jedoch nicht in irgendeiner Weise verwendet, die mit diesen Zwecken nicht kompatibel sind;
• Relevant für die Zwecke, über die wir Sie informiert haben, und nur auf diese Zwecke beschränkt sind;
• Genau und auf dem neuesten Stand gehalten werden;
• Nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist;
• Sicher gespeichert werden.

Welche Informationen sammelt TimeXtender?

Wir erfassen, speichern und verwenden eine Reihe von Informationen über Sie in Bezug auf Ihre Bewerbung.
Dies umfasst:

• Die Informationen, die Sie in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben angegeben haben;
• Die Informationen, die Sie in unserem Bewerbungsformular angegeben haben, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Adresse und Kontaktdaten – E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Einzelheiten zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihrem beruflichen Werdegang;
• Informationen über Ihr aktuelles Beschäftigungsniveau.
• Alle Informationen, die Sie uns während eines Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stellen, einschließlich Gesprächsnotizen, die Aufzeichnungen von Tests oder Prüfungen sowie Referenzen und Hintergrundinformationen;
• Informationen, die Sie über das Ergebnis eines Auswahlverfahrens für Vorstellungsgespräche informieren, einschließlich Korrespondenz und Feedback.

Wir behalten uns auch die Sammlung, Speicherung und Verwendung folgender sensiblerer personenbezogener Daten vor:

• Ob Sie eine Behinderung haben, auf die wir während des Einstellungsprozesses angemessen Rücksicht nehmen müssen.

Wir können auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten sammeln, wie zum Beispiel:

• Agenturen für Personalbeschaffung
• Referenzen von früheren Arbeitgebern
• Informationen von Anbietern von Arbeitnehmer-Überprüfungen
• Informationen aus Strafregisterprüfungen

Wir können Informationen von Dritten einholen und werden Sie informieren, wenn wir dies tun.

Warum verarbeitet TimeXtender personenbezogene Daten?

Wir müssen Daten verarbeiten, um zu entscheiden, ob Sie die Mindestanforderungen für eine Stelle erfüllen und ob Ihre Bewerbung die Anforderungen erfüllt, um Sie zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen. Wenn wir Sie für ein Bewerbungsgespräch anrufen, verwenden wir die Informationen, die Sie uns während des Bewerbungsgesprächs zur Verfügung stellen, um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Stelle anbieten möchten. Wir werden Referenzen aufnehmen und entsprechende Überprüfungen durchführen. Wir müssen Ihre Daten auch verarbeiten, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen, wenn Sie der erfolgreiche Bewerber sind.

In einigen Fällen müssen wir Daten verarbeiten, um sicherzustellen, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten während des Einstellungsprozesses zu verarbeiten und Aufzeichnungen über den Prozess zu führen.

Die Verarbeitung von Daten von Bewerbern ermöglicht es uns, den Rekrutierungsprozess zu steuern, die Eignung eines Bewerbers für eine Anstellung zu beurteilen und zu bestätigen und zu entscheiden, wem wir eine Stelle anbieten möchten. Möglicherweise müssen wir auch Daten von Bewerbern verarbeiten, um auf Rechtsansprüche zu reagieren und uns gegen diese zu verteidigen.

Wenn wir uns auf berechtigte Interessen als Grund für die Verarbeitung von Daten stützen, wurde geprüft, ob diese Interessen durch die Rechte und Freiheiten der Antragsteller außer Kraft gesetzt werden oder nicht, und sind zum Schluss gekommen, dass dies nicht der Fall ist.

Wie verarbeitet TimeXtender spezielle Kategorien personenbezogener Daten?

Wir verarbeiten Gesundheitsinformationen, wenn wir den Einstellungsprozess für Kandidaten mit einer Behinderung angemessen anpassen müssen, z. B. ob Anpassungen während eines Tests oder eines Vorstellungsgesprächs vorgenommen werden müssen. Dies dient dazu, seinen Pflichten nachzukommen und spezifische Rechte in Bezug auf die Beschäftigung auszuüben.

Wenn wir andere spezielle Datenkategorien verarbeiten, wie Informationen über ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Religion oder Weltanschauung, Familienstand, Geschlechtsumwandlung und Alter, dient dies zur Überwachung der Chancengleichheit.

Daten, die wir für Gleichstellungszwecke verwenden, werden für alle Veröffentlichungszwecke anonymisiert und mit ausdrücklicher Zustimmung der Kandidaten gesammelt, die jederzeit zurückgezogen werden können. Den Antragstellern steht es völlig frei, zu entscheiden, ob sie solche Daten zur Verfügung stellen oder nicht, und es hat keine Konsequenzen, wenn sie dies nicht tun. Diese Daten werden an einem sicheren Online-Ort aufbewahrt, auf den nur bestimmte Personen zugreifen können, die am Rekrutierungsprozess beteiligt sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Bei Einstellungsprozessen wird gelegentlich eine automatisierte Entscheidungsfindung verwendet, um beispielsweise zu bestätigen, dass Sie die gesetzlichen Mindestanforderungen für eine Stelle erfüllen. Wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung Sie daran hindert, Ihre Bewerbung fortzusetzen, können Sie eine Überprüfung der Entscheidung in Übereinstimmung mit Ihren gesetzlichen Rechten gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen beantragen, indem Sie uns vor dem veröffentlichten Einsendeschluss kontaktieren.

Wer hat Zugriff auf Daten?

Mit Ausnahme von Informationen zur Gleichstellung werden Ihre Daten intern für die Zwecke des Bewerbungsprozesses auf einer „Muss-Wissen“-Grundlage weitergegeben – einschließlich an Mitglieder des Personal- und Rekrutierungsteams, Interview-Partner, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, Manager im Geschäftsbereich der offenen Stelle und IT-Mitarbeiter – basierend auf unserem berechtigten Interesse, zu entscheiden, ob wir Ihnen eine Anstellung anbieten, um seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen.

In besonderen Fällen werden wir personenbezogene Daten an unseren Hauptsitz in den USA übermitteln. Zu den besonderen Anlässen gehören zum Beispiel:

• Wenn wir das Fachwissen eines Mitarbeiters in den USA in Bezug auf Ihre Bewerbung benötigen
• Wenn Sie einem Manager mit Sitz in den USA berichtspflichtig sind
• Wenn die Bewerbung einen stationären Arbeitsaufenthalt in den USA beinhaltet

Wir werden personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit geltendem Recht aus dem Europäischen Wirtschaftsraum in die Vereinigten Staaten übertragen.

Wie schützt TimeXtender Daten?

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Wir verfügen über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder offengelegt werden und nur von unseren Mitarbeitern zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Pflichten abgerufen werden.

Wenn wir Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in ihrem Namen beauftragen, erfolgt dies auf der Grundlage schriftlicher Anweisungen und zu bestimmten Zwecken und unterliegt der Geheimhaltungspflicht. Wir sehen uns ebenfalls dazu verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Wir haben Verfahren eingeführt, um mit mutmaßlichen Verstößen gegen die Datensicherheit umzugehen, und werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen mutmaßlichen Verstoß informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wie lange bewahrt TimeXtender Daten auf?

Im Falle einer erfolglosen Bewerbung:

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten nach Ende des entsprechenden Einstellungsprozesses maximal 6 Monate im Bewerbungsmanagementsystem. Wenn wir die Daten länger benötigen oder aufbewahren möchten, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Am Ende dieses Zeitraums oder früher werden Ihre Daten gelöscht oder vernichtet, wenn Sie Ihre Zustimmung widerrufen und wir auf diese Zustimmung für die rechtmäßige Verarbeitung Ihrer Daten angewiesen sind. Notizen werden ebenfalls gescannt und im Rekrutierungssystem gespeichert und zusammen mit der Bewerbung gelöscht. Darüber hinaus werden Informationen über das Auswahlverfahren, das außerhalb des Einstellungsmanagementsystems stattfindet, 6 Monate nach Abschluss des Endes des entsprechenden Rekrutierungsprozesses vernichtet.

Bei erfolgreicher Bewerbung:

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die während des Einstellungsprozesses gesammelten personenbezogenen Daten in Ihre Personalakte übertragen, Ihnen zur Verfügung gestellt und während Ihrer Anstellung aufbewahrt. Derselbe Vorgang findet für die Panel-Notizen statt, die während des Prozesses gemacht wurden.

Ihre Rechte

Als betroffene Person verfügen Sie über eine Reihe von Rechten. Sie haben das Recht:

• Informationen darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten wir wie und auf welcher Grundlage verarbeiten;
• Auf Anfrage auf Ihre Daten zugreifen zu können und eine Kopie davon erhalten;
• Zu fordern, falsche oder unvollständige Daten zu ändern;
• Zu fordern, dass wir Ihre Daten löschen oder die Verarbeitung einstellen, z. B. wenn die Daten nicht mehr für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich sind, für die sie erhoben wurden;
• Zu fordern, Ihre Daten zu löschen oder die Verarbeitung einzustellen, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist;
• Der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf unsere berechtigten Interessen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung verlassen;
• Zu fordern, die Verwendung von Daten für einen bestimmten Zeitraum einzuschränken, wenn die Daten ungenau sind oder ein Streit darüber besteht, ob Ihre Interessen unsere legitimen Gründe für die Datenverarbeitung außer Kraft setzen oder nicht;
• Zu widersprechen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings verarbeiten;
• Ihre personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen (ausgenommen Papierbögen);
• nicht automatisiertem Profiling unterworfen zu werden (mit einigen Ausnahmen).
• Benachrichtigung über eine Datenschutzverletzung in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten, wenn dies zu einem hohen Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten führen kann.
• Die Zustimmung abzulehnen oder Ihre Zustimmung später zurückzuziehen, wenn wir Ihre Zustimmung als rechtmäßigen Grund zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck anfordern.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben oder einen Antrag auf Zugang zum Thema stellen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an: privacy@timextender.com.

Wenn Sie glauben, dass TimeXtender Ihre Datenschutzrechte nicht eingehalten hat, können Sie eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde senden. DPAs bieten fachkundige Beratung zu Datenschutzproblemen und behandeln Beschwerden, falls Verstöße gegen die DSGVO geltend gemacht werden sollten. Die vollständigen Kontaktdaten finden Sie unten.

Was passiert, wenn Sie keine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns während des Einstellungsprozesses Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die Informationen jedoch nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht verarbeiten oder angemessene Anpassungen am Bewerbungsprozess vornehmen.

Wenn Sie sich bewerben, haben Sie uns auch Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zwecke des Bewerbungsprozesses gegeben. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu diesem Zweck jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen wenden Sie sich bitte an privacy@timextender.com

Sobald wir eine Benachrichtigung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden wir Ihre Bewerbung nicht mehr bearbeiten und Ihre personenbezogenen Daten sicher entsorgen.

Weitere Informationen

Link zu den relevanten Auszügen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Link zu Datenschutzbehörden (DSB)