POLITIK OM ANSÆTTELSESDATA

TimeXtender er et softwarefirma med hovedsæde i Danmark og USA, men som opererer over hele kloden. Da data er vores områder, sørger vi naturligvis for at passe godt på dine.

Som en del af ansættelsesprocessen indsamler og behandler vi personlige oplysninger om jobansøgere. Vi lægger vægt på at udvise gennemsigtighed omkring, hvordan vi indsamler og bruger disse data for at opfylde vores forpligtelser med hensyn til databeskyttelse. Vi henviser dig til denne politik, fordi du sandsynligvis ansøger om at blive en del af TimeXtender. Formålet med vores datapolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan og hvorfor dine personlige data bruges, og hvor længe de opbevares. Den giver dig vigtige oplysninger, der skal gives i henhold til den generelle databeskyttelsesforordning ("GDPR") og databeskyttelsesloven fra 2018.

PRINCIPPER FOR DATABESKYTTELSE

TimeXtender overholder databeskyttelseslove og -principper, og det betyder, at dine data:

• Anvendes lovligt, retfærdigt og på en gennemsigtig måde.
• Kun indsamles til gyldige formål, som vi klart har forklaret dig, og ikke anvendes på nogen måde, der er uforenelig med disse formål.
• Er relevante for de formål, som vi har informeret dig om, og begrænset til kun disse formål.
• Er nøjagtige og opdaterede.
• Kun opbevares så længe, det er nødvendigt for det førnævnte.
• Er beskyttede.

HVILKE OPLYSNINGER INDSAMLER TIMEXTENDER?

Vi indsamler, gemmer og bruger en række oplysninger om dig i forbindelse med din ansøgning.
Dette omfatter:

• De oplysninger, som du har opgivet i dit CV og din jobansøgning.
• De oplysninger, du har opgivet på vores ansøgningsformular, herunder dit navn, din adresse og dine kontaktoplysninger – e-mailadresse og telefonnummer.
• Detaljer om dine kvalifikationer, færdigheder, erfaringer og beskæftigelse.
• Oplysninger om dit nuværende beskæftigelsesniveau.
• Alle oplysninger, som du giver os under en jobsamtale, herunder samtalenoter, registreringer fra eventuelle test eller vurderinger samt referencer og baggrundsoplysninger.
• Information med resultatet af en udvælgelsesproces ud fra jobsamtalen, herunder korrespondance og eventuel feedback.

Vi kan også indsamle, gemme og bruge følgende kategori af mere følsomme personlige oplysninger

• Om du har et handicap, som vi skal foretage rimelige tilpasning til i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Vi kan også indsamle personlige oplysninger om dig fra tredjeparter, f.eks:

• rekrutteringsbureauer
• referencer leveret af tidligere arbejdsgivere
• oplysninger fra udbydere af jobbaggrundstjek
• oplysninger fra kontrol af strafferegistre

Vi kan indhente oplysninger fra tredjeparter og informerer dig, hvis vi gør det.

HVORFOR BEHANDLER TIMEXTENDER PERSONDATA?

Vi er nødt til at behandle data for at afgøre, om du opfylder minimumskravene for kvalificering til en stilling, og om din ansøgning opfylder kravene til at invitere dig til et jobinterview. Hvis vi beslutter at ringe til dig om et interview, bruger vi de oplysninger, du giver os under interviewet, til at beslutte, om vi vil tilbyde dig stillingen. Vi kigger på referencer og udfører passende kontrol. Vi skal behandle dine data for at indgå en kontrakt med dig, hvis du er den udvalgte kandidat.

I nogle tilfælde er vi nødt til at behandle data for at sikre, at virksomheden overholder sine juridiske forpligtelser. Vi har en legitim interesse i at behandle personlige oplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen og i at opbevare optegnelser af processen.

Behandling af data fra jobansøgere giver os mulighed for at administrere rekrutteringsprocessen, vurdere og bekræfte en kandidats egnethed til ansættelse og beslutte, hvem der skal tilbydes et job. Vi kan også være nødt til at behandle oplysninger fra jobansøgere for at besvare og forsvare os mod juridiske krav.

Når vi påberåber os legitime interesser som begrundelse for behandling af data, har vi overvejet, om disse interesser tilsidesættes af ansøgernes rettigheder og friheder, og vi har konkluderet, at de ikke tilsidesættes.

HVORDAN BEHANDLER TIMEXTENDER SÆRLIGE KATEGORIER AF PERSONDATA?

Vi behandler helbredsoplysninger, hvis vi skal foretage rimelige tilpasninger i rekrutteringsprocessen for kandidater med et handicap, f.eks. hvis der skal foretages tilpasninger under en test eller et interview. Dette sker for at kunne opfylde sine forpligtelser og udøve specifikke rettigheder i forbindelse med ansættelsen.

Når vi behandler andre særlige kategorier af data som oplysninger om etnisk oprindelse, seksuel orientering, religion eller tro, civilstand, køn og aldersstatus, er det for at holde øje med, at vi giver lige muligheder.

De data, som vi bruger til ligestillingsformål, anonymiseres med henblik på offentliggørelse og indsamles med kandidaternes udtrykkelige samtykke, som til enhver tid kan trækkes tilbage. Ansøgerne kan helt frit beslutte, om de vil give sådanne oplysninger eller ej, og det har ingen konsekvenser, hvis de ikke gør det. Disse data opbevares på et sikkert sted online med begrænset adgang kun for specifikke personer, der er involveret i rekrutteringsprocessen.

AUTOMATISERET BESLUTNINGSTAGNING

Rekrutteringsprocesser vil lejlighedsvis bruge automatiseret beslutningstagning for eksempel til at bekræfte, at du opfylder de lovbestemte minimumskrav til et job. Hvis automatiseret beslutningstagning forhindrer dig i at fortsætte med din ansøgning, kan du anmode om en gennemgang af afgørelsen i overensstemmelse med dine lovbestemte rettigheder i henhold til den relevante databeskyttelseslovgivning ved at kontakte os inden den offentliggjorte slutdato.

HVEM HAR ADGANG TIL DATA?

Med undtagelse af ligestillingsoplysninger bliver dine oplysninger delt internt i forbindelse med rekrutteringen på det grundlag, at de har behov for denne viden – herunder med medlemmer af personale- og rekrutteringsteamet, interviewere, der er involveret i rekrutteringsprocessen, ledere inden for det forretningsområde, hvor stillingen er ledig, og it-medarbejdere – i vores legitime interesse i at kunne beslutte, om vi skal tilbyde dig ansættelse, og for at overholde vores juridiske forpligtelser og indgå en kontrakt med dig.

I særlige tilfælde vil vi overføre personlige oplysninger til vores hovedkvarter i USA. Særlige tilfælde omfatter for eksempel:

• hvis vi har brug for ekspertise fra en kollega i USA i forbindelse med din ansøgning
• hvis du skal rapportere til en manager i USA
• hvis jobansøgningen omfatter en stationær arbejdsperiode i USA

Vi overfører kun personoplysninger fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde til USA i overensstemmelse med gældende lovgivning.

HVORDAN BESKYTTER TIMEXTENDER DATA?

Vi tager sikkerheden af dine data alvorligt. Vi har indført interne politikker og kontroller for at sikre, at dine data ikke går tabt, ødelægges ved et uheld, misbruges eller videregives, og at vores medarbejdere kun har adgang til dem i forbindelse med korrekt udførelse af deres opgaver.

Når vi engagerer tredjeparter til at behandle personlige oplysninger på vores vegne – gør de det på grundlag af skriftlige instruktioner og til bestemte formål – og de er underlagt tavshedspligt og er forpligtet til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre datasikkerheden.

Vi har indført procedurer til håndtering af alle formodede databrud og vil underrette dig og enhver gældende tilsynsmyndighed om et formodet brud, hvis vi er lovmæssigt forpligtet til det.

HVOR LÆNGE OPBEVARER TIMEXTENDER DATA?

I tilfælde af afviste ansøgninger:

Hvis din ansøgning ikke imødekommes, vil dine personlige oplysninger forblive i rekrutteringsstyringssystemet i højst 6 måneder efter afslutningen af den relevante rekrutteringsproces. Hvis vi har brug for eller vil opbevare oplysningerne i længere tid, kontakter vi dig. Ved udløbet af denne periode eller tidligere, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi har baseret os på dette samtykke til lovlig behandling af dine data, slettes eller destrueres dine data. Noter vil også blive scannet og gemt i ansættelsessystemet og slettet sammen med ansøgningen. Desuden vil oplysninger vedrørende udvælgelsesprocessen – som opbevares uden for rekrutteringsstyringssystemet – blive destrueret 6 måneder efter afslutningen af den relevante rekrutteringsproces.

I tilfælde af vellykket ansøgning:

Hvis din ansøgning om ansættelse er vellykket, vil de personlige oplysninger, der indsamles under ansættelsesprocessen, blive overført til din personaledatabase, stilles til rådighed for dig og opbevares under din ansættelse. Den samme proces vil finde sted for de panelnoter, der er blevet udarbejdet undervejs i processen.

DINE RETTIGHEDER

Som det registrerede dataemne har du en række rettigheder. Du har ret til:

• at få oplysninger om, hvilke personlige oplysninger vi behandler, hvordan og på hvilket grundlag.
• at få adgang til og få en kopi af dine data på anmodning.
• at kræve, at vi ændrer forkerte eller ufuldstændige data.
• at kræve, at vi sletter eller ophører med at behandle dine oplysninger, f.eks. hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til de behandlingsformål, som de blev indsamlet til.
• at kræve, at vi sletter eller ophører med at behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er ulovlig.
• at gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger, hvis vi påberåber os vores legitime interesser som retsgrundlag for behandlingen.
• at bede os om at begrænse brugen af data i en periode, hvis dataene er unøjagtige, eller hvis der er en tvist om, hvorvidt dine interesser har forrang for vores legitime grunde til at behandle data.
• at gøre indsigelse, hvis vi behandler dine personlige oplysninger med henblik på direkte markedsføring.
• at overføre dine personlige oplysninger til en anden dataansvarlig (undtagen papirfiler).
• ikke at blive underkastet automatisk profilering (med visse undtagelser).
• blive underrettet om et brud på datasikkerheden vedrørende dine personlige oplysninger, hvis det sandsynligvis vil medføre en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder.
• ikke give samtykke eller at trække dit samtykke tilbage senere, i tilfælde af at vi anmoder om dit samtykke som en lovlig grund til at behandle dine personoplysninger til et bestemt formål.

Hvis du vil udøve en af disse rettigheder eller anmode om aktindsigt, skal du sende en e-mail til: privacy@timextender.com.

Hvis du mener, at TimeXtender ikke har overholdt dine rettigheder vedrørende databeskyttelse, kan du sende en klage til Databeskyttelsesmyndigheden. Databeskyttelsesmyndigheden yder ekspertrådgivning om spørgsmål vedrørende databeskyttelse og håndterer klager indgivet mod overtrædelser af GDPR. Alle kontaktoplysninger kan findes nedenfor.

HVAD SKER DER, HVIS DU IKKE OPGIVER PERSONDATA?

Du er ikke underlagt nogen lovbestemt eller kontraktmæssig forpligtelse til at give os oplysninger under rekrutteringsprocessen. Men hvis du ikke giver os disse oplysninger, kan vi muligvis ikke behandle din ansøgning korrekt – eller overhovedet – eller foretage rimelige tilpasninger i ansøgningsprocessen.

Når du ansøger, giver du også dit samtykke til, at vi må behandle dine personlige oplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke til behandling af dette formål. Hvis du vil trække dit samtykke tilbage, skal du kontakte privacy@timextender.com

Når vi har modtaget en meddelelse om, at du har trukket dit samtykke tilbage, behandler vi ikke længere din ansøgning, og vi bortskaffer dine personlige oplysninger på sikker vis.

LÆS MERE

Link til de relevante uddrag fra Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR)

Link til databeskyttelsesmyndigheder